Comment réserver un hôtel pour un groupe ?

Organiser un voyage en groupe implique de trouver un hébergement adapté. Pour réserver un hôtel pour un groupe, il est recommandé de prendre les devants et de bien évaluer les besoins en chambres. Il est également conseillé de faire une demande de devis en ligne, de contacter directement l'hôtel ou de passer par une plateforme de réservation en ligne comme Booking.com. Les grands groupes hôteliers proposent également des services spécifiques pour les groupes avec des tarifs préférentiels et des solutions sur mesure. Il est important de vérifier les conditions d'annulation et de bien clarifier tous les détails avec l'hôtel avant de finaliser la réservation.

Réserver une chambre ou deux pour un petit groupe de voyageurs ou un départ en solo, tout sait le faire maintenant en ligne. Rien de plus facile. Mais pour organiser un voyage à plus nombreux, un grand groupe d’amis, de la famille qui se déplace, un voyage découverte en groupe, le mode de réservation diffère parfois en raison du nombre de chambres élevées qu’il faut réserver. Comment réserver un hôtel pour un groupe, mode d’emploi :

1. Conseils pour réserver un hôtel pour un groupe

• Evidemment il n’est pas facile de trouver des hôtels avec autant de chambre disponibles. Pour une réservation en groupe en ligne, prenez toujours largement les devants et faites vos recherches longtemps à l’avance.
• Prenez bien en compte les chambres doubles, simples, voire triples ou quadruples et les gens qui peuvent dormir ensemble dans le groupe pour maximiser les chambres.
• Faites un listing complet de votre groupe, avec le nombre de chambres voulues pour chaque catégories.
• Notez bien toutes les demandes spéciales afin de les transmettre à l’hôtelier concernant votre groupe.
• Choisissez bien votre hôtel en fonction de sa capacité. Les hôtels de chaîne ayant une grande capacité d’accueil et une grande flexibilité sont à privilégier pour le côté pro et pratique mais des hôtels indépendants peuvent très bien s’arranger pour accueillir les groupes.
• Même si vous réservez en ligne, il est toujours préférable de traiter directement avec l’hôtelier afin de tout mettre en place par rapport aux spécificités du groupe.

2. Réserver un hôtel pour un groupe sur une plateforme de réservation en ligne

• Les sites de type Booking.com, le grand leader en la matière, vous permettent de réserver en direct des hôtels dans le monde entier. D’habitude le site est davantage utilisé pour des résas en individuel, mais les groupes sont possibles.
• Rendez-vous sur le site Booking.com. Dans le moteur de recherche, vous pouvez opter pour un nombre de clients allant jusqu’à 30 personnes, et un nombre de chambres allant jusqu’à 30 chambres.
• Vous pouvez donc réserver sur Booking pour un groupe de 30 personnes désirant 30 chambres individuelles au maximum.
• Cependant le site ne peut optimiser la réservation et attribuera au groupe les chambres disponibles dans tel ou tel hôtel.
• Une fois la résa effectuée vous pouvez entrer en contact avec l’hôtel pour des arrangements divers.
• La procédure fonctionne comme pour un hôtel normal, avec réservation en ligne, prépaiement, et conditions d’annulation. Faites bien attention aux conditions d’annulation au cas où un membre du groupe annule sa présence avant le départ.

3. Réserver pour un groupe auprès d’un groupe hôtelier

• Accor Hotel, Best Western… les grands groupes hôteliers et les grands labels possèdent un service pro spécialement conçu pour les groupes.
• Vous trouverez facilement en ligne le service pro des grandes chaînes hôtelières de votre choix.
• Vous pouvez faire une demande en ligne ou prendre contact directement avec le service pro.
• Des solutions adaptées aux groupes vous seront proposées.
• En échangeant directement vous trouverez les solutions adéquates pour tous les besoins du groupe.
• Définissez le nombre de chambres à réserver, le nombre de personnes par chambre.
• Des tarifs préférentiels peuvent être appliqués aux groupes. N’hésitez pas à négocier.
• L’avantage des groupes hôteliers sont leur grande capacité d’accueil. Plus pratique pour un groupe.

4. Réserver pour un groupe en direct avec l’hôtel

• La grande majorité des hôtels se sont dotés d’un site internet. En vous y prenant en avance, un hôtel à bonne capacité sera sans doute ravi d’accueillir un groupe et de voir plusieurs chambres réservées d’un coup.
• Faites la recherche de votre hôtel sur votre moteur de recherche pour retrouver le site. Si vous n’avez pas d’idée précise sur votre hôtel, faites une recherche hôtel + votre destination, pour dégoter des sites d’hôtel.
• Vous pouvez aussi faire le tri sur un site type Booking, puis contacter directement l’hôtel que vous avez repéré pour le groupe sans passer par les services de Booking.
• Une fois trouvé le site web de votre hôtel, prenez contact le plus tôt possible avec l’hôtel afin de vérifier les disponibilités pour vos dates et tout votre groupe.
• Vous pouvez contacter directement l’hôtel par téléphone afin de vous renseigner sur les disponibilités. Vous pouvez également faire une demande d’informations par mail via un formulaire de contact présent sur la plupart de sites hôteliers. Soyez précis sur les infos concernant le groupe et les chambres.
• Certains hôtels proposent une grille de tarifs et un calendrier des disponibilités, très pratique pour choisir ses dates lorsque l’on est flexible. Faites attention aux conditions d’annulation.
• Précisez le nombre de nuitées et le nombre d’occupants et/ou de chambres à réserver.
• Faites également valoir votre groupe pour une réduction, un prix de gros en quelque sorte.
• Il n’est pas rare que les hôtels proposent des bons plans, packages ou des réductions sur les réservations en direct. Profitez-en si c’est le cas, même s'ils s’appliquent rarement aux groupes.
• Les hôtels ont tout intérêt aux réservations en direct qui leur évitent les commissions à reverser aux plateformes de réservation d’hôtels.
• Consultez bien les détails des prestations de la chambre et les équipements proposés afin de savoir où vous mettez les pieds.
• Mettez vous bien d’accord avec l’hôtel sur le prix des chambres, la somme totale, les conditions de paiement, prépaiement à l’avance, paiement sur place, avance, etc…
• C’est pour cela qu’un contact direct avec l’hôtel est préférable pour régler chaque détail et partir l’esprit serein avec le groupe.

Carte des hotels en France